Gestion du risque

Le gestion du risque est un aspect souvent négligé dans la gestion de projet avec des conséquences fâcheuses pour tous les parties intéressées dans un projet. L'architecte et le gestionnaire de projet travaillent ensemble à la gestion du risque. Voici mon approche. je la simplifie car je crois qu'un minimum de gestion de risque rapporte les plus gros bénéfices. En fait, j'ai deux approches: une macro pour l'ensemble des projets sous ma responsabilité et une micro pour chaque projet.

L'approche macro (ou de portefeuille)


L'approche macro est une analyse globale des risques pour l'ensemble des projets. Elle me sert généralement en début d'année afin de planifier dans quel ordre les projets seront lancés et ceux qui demanderont un suivi régulier. Voici la démarche:

• D'une liste de risques potentiels, j'extrais les principaux risques (environ 5 à 10) qui s'appliquent à mon équipe ou mon organisation.
• D'une liste des erreurs les plus fréquentes, j'extrais celles qui s'appliquent le plus à mon organisation.
• J'ajoute certains facteurs d'évaluation comme la visibilité du projet, la qualité du gestionnaire de projet, la maîtrise de la technologie, la clarté de la portée du projet ou la taille du déploiement par exemple.
• A ce point, j'ai une liste des éléments qui peuvent influencer positivement ou négativement chaque projet. 
• Pour chaque projet, je score chaque facteur sur une échelle simple. Par exemple, 0 points pour absence du risque/erreur/facteur et 5 points pour la présence du même risque/erreur/facteur.
• Je totalise chaque projet et je les classe selon le score total, le plus élevé en premier.
• Les projets en premier sur la liste sont les projets qui sont les plus risqués et qui demanderont une attention particulière. De plus, cette liste fournit aussi une bonne indication des projets à démarrer en premier dans une planification annuelle.

L'approche micro (ou par projet)

L'approche micro est une analyse par projet. L'élément le plus important ici est de quantifier les risques, non seulement de les identifier. Voici ma démarche.

• À partir de la liste des risques potentiels, la même que celle utilisée dans l'approche macro, j'identifie les risques qui peuvent arriver dans le projet. Les risques potentiels sont notés dans le registre des risques.
• Pour chaque risque, les attributs suivants sont notés:
• Description
• Symptôme de la matérialisation du risque
• Impact sur le projet si le risque se matérialise (peut être un  impact financier chiffré ou une échelle de quantification de 1 à 5)
• Probabilité du risque (en pourcentage ou une échelle de quantification de 1 à 5)
• Quantification du risque, i.e., la multiplication de l'impact du risque multiplié par sa probabilité
• Le registre des risques du projet est totalisé avec un score du risque total qui est l'addition de toutes les quantifications des risques du projet.

Ce registre doit être revu régulièrement, à tous les mois par exemple.

Les qualités d'un bon courriel

Le courriel est un outil indispensable dans notre société. On reçoit tous un grand nombre de courriels et trop peu valent la peine d'être lus. Voici quelques qualités que je recherche lorsque j'écris un courriel:

1- L'objet doit être clair: le titre dit tout. Pensez au journal: le titre accroche et fait vendre. Comme rédacteur j'ai le même problème: comment faire pour que mon courriel soit lu et répondu avant les autres? Avec un titre accrocheur, sans être dramatique toutefois. Par exemple: "J'ai besoin d'aide pour avancer dans le dossier ABC", "Mise à niveau sur l'activité XYZ dans le projet ABC", "Résolution du problème 123 dans le dossier QWE".

Dans certains cas je n'hésite pas à changer l'objet du message lors d'un transfert de message. Par exemple: Nouveau message [Ancien Message]. Je laisse l'ancien message afin que le lecteur ne perde pas le fil de la discussion.

2- Le message doit être court: beaucoup de messages sont lus dans des interfaces de petite taille, genre iPhone et BlackBerry, ce que mes patrons ont. Je livre en quelques mots le but de ma demande au début du message, suivi d'un court argumentaire. Idéalement, ça doit être fait en moins de 40 mots.

3- L'approche journalistique: je livre le punch (la conclusion, la recommandation ou la demande) en premier suivi de l'argumentaire. J'évite de faire l'inverse: un long raisonnement suivi d'une conclusion ou une demande à la fin d'un long texte. Dans ce dernier cas, le message n'est pas lu. Pire: les gens répondent aux arguments du début du texte sans répondre à l'objet du message. Alors que dans le premier cas, le message est lu et répondu. Quand plusieurs arguments font partie de l'argumentaire, mettez les plus importants au début de la liste.

4- Les faits svp: je fais toujours attention de bien séparer les faits de mon interprétation des faits. J'élabore les faits le plus objectivement possible, en premier. Par la suite, j’enchaîne avec mes conclusions lorsque c'est approprié. J'évite aussi les adjectifs et adverbes, ils portent toujours à interprétation. Ce qui est énormément cher pour moi peut être économique pour mes collègues.

5- Écrire dans un langage clair: je dis souvent que mon père devrait pouvoir comprendre le message que j'essaie de passer. L'absence de réponse est souvent ici une indication que le message n'est pas clair. Plus spécifiquement:

- Expliquez le pourquoi, énoncez votre argumentaire car le lecteur n'est pas dans votre tête et ne suis pas votre raisonnement pas à pas.

- N'oubliez pas d'expliquez le contexte.

- Il faut réfléchir par écrit et s'assurer que le lecteur aura bien compris le message.

- Évitez les répétitions

- Restez concentré sur le sujet, évitez les distractions.

6- Laisser les émotions de coté: croyez-moi, j'ai vécu plusieurs situations pénibles parce que je répondais sous le coup de l'émotion. La dernière chose à faire lorsque vous recevez un courriel émotionnel est de répondre. Ce n'est pas parce que l'auteur laisse tomber les gants par terre que vous devez faire de même.

Il y a d'autres moyens pour résoudre les situations où les émotions sont élevées. Par exemple: vous levez vos fesses de la chaise et vous allez voir la personne. Ya rien de mieux qu'une bonne conversation pour enlever le drame de la situation. En passant, si vous avez fait une erreur, admettez-le, excusez-vous et demandez d'être pardonné. Vous verrez, vous sortirez grandi de l'expérience et aurez le respect de vos collègues.

Bonne rédaction!

Who rules the web now?

Je viens de lire cet article dans HBR et je le trouve très bon. Voici le lien dans le site public de HBR.

L'adage initial en 2000 était clair: "whoever owns the eyeballs owns the market". Et cet article est un témoignage éloquent que c'est toujours vrai.

Je me souviens:
- 1995: l'internet démarre et un peu tout le monde se demande quoi faire avec cela.
- 2000: la balounne Internet se dégonfle; quant à moi, il y avait trop d'argent investi dans des idées sans aucune réalité économique. En Californie, il suffisait d'avoir un plan d'affaire le moindrement bien écrit pour obtenir des millions en capital de risque. Les financiers ne demandaient même pas si l'auteur était majeur!
- 2005: émergence des géants Internet qui attirent d'énorme quantité de "eyeballs" (Google, Yahoo, AOL, MySpace, etc). La réalité économique demeure souvent nébuleuse pour ces organisations. Amazon est un bon exemple. Ou la fusion AOL avec Time Warner.
- 2010: remplacement des géants de 2005 par d'autres géants encore plus gros mais surtout: ILS FONT DE L'ARGENT. Des tonnes de cash: Facebook, Google, Twitter sont de bons exemples.

Je remarque que Google et Amazon sont les deux seuls sites d'envergure qui ont résisté à l'épreuve du temps et qui en avant de la parade.

Bonne lecture.

Bienvenue dans le blog

Bonjour,

Bienvenue dans ce blog dédié à l'architecture (surtout) et la gestion de projet (un peu). J'y parlerai de plusieurs sujets qui me tiennent à coeur ou qui sont intéressants. Entre autre: l'estimation du coût de projet et les différentes techniques pour y arriver; le rôle de l'architecte et les qualités requises pour réussir dans le domaine; la gestion des risques ainsi que d'autres sujets.

Fort de mon expérience de plus de 30 ans en informatique, en ingénierie et en affaires, et ayant touché à tous les aspects de l'informatique (surtout), je me permets de partager avec vous les fruits de tout ce travail.

Bonne lecture.