Le courriel est un outil indispensable dans notre société. On reçoit tous un grand nombre de courriels et trop peu valent la peine d'être lus. Voici quelques qualités que je recherche lorsque j'écris un courriel:
1- L'objet doit être clair: le titre dit tout. Pensez au journal: le titre accroche et fait vendre. Comme rédacteur j'ai le même problème: comment faire pour que mon courriel soit lu et répondu avant les autres? Avec un titre accrocheur, sans être dramatique toutefois. Par exemple: "J'ai besoin d'aide pour avancer dans le dossier ABC", "Mise à niveau sur l'activité XYZ dans le projet ABC", "Résolution du problème 123 dans le dossier QWE".
Dans certains cas je n'hésite pas à changer l'objet du message lors d'un transfert de message. Par exemple: Nouveau message [Ancien Message]. Je laisse l'ancien message afin que le lecteur ne perde pas le fil de la discussion.
2- Le message doit être court: beaucoup de messages sont lus dans des interfaces de petite taille, genre iPhone et BlackBerry, ce que mes patrons ont. Je livre en quelques mots le but de ma demande au début du message, suivi d'un court argumentaire. Idéalement, ça doit être fait en moins de 40 mots.
3- L'approche journalistique: je livre le punch (la conclusion, la recommandation ou la demande) en premier suivi de l'argumentaire. J'évite de faire l'inverse: un long raisonnement suivi d'une conclusion ou une demande à la fin d'un long texte. Dans ce dernier cas, le message n'est pas lu. Pire: les gens répondent aux arguments du début du texte sans répondre à l'objet du message. Alors que dans le premier cas, le message est lu et répondu. Quand plusieurs arguments font partie de l'argumentaire, mettez les plus importants au début de la liste.
4- Les faits svp: je fais toujours attention de bien séparer les faits de mon interprétation des faits. J'élabore les faits le plus objectivement possible, en premier. Par la suite, j’enchaîne avec mes conclusions lorsque c'est approprié. J'évite aussi les adjectifs et adverbes, ils portent toujours à interprétation. Ce qui est énormément cher pour moi peut être économique pour mes collègues.
5- Écrire dans un langage clair: je dis souvent que mon père devrait pouvoir comprendre le message que j'essaie de passer. L'absence de réponse est souvent ici une indication que le message n'est pas clair. Plus spécifiquement:
- Expliquez le pourquoi, énoncez votre argumentaire car le lecteur n'est pas dans votre tête et ne suis pas votre raisonnement pas à pas.
- N'oubliez pas d'expliquez le contexte.
- Il faut réfléchir par écrit et s'assurer que le lecteur aura bien compris le message.
- Évitez les répétitions
- Restez concentré sur le sujet, évitez les distractions.
6- Laisser les émotions de coté: croyez-moi, j'ai vécu plusieurs situations pénibles parce que je répondais sous le coup de l'émotion. La dernière chose à faire lorsque vous recevez un courriel émotionnel est de répondre. Ce n'est pas parce que l'auteur laisse tomber les gants par terre que vous devez faire de même.
Il y a d'autres moyens pour résoudre les situations où les émotions sont élevées. Par exemple: vous levez vos fesses de la chaise et vous allez voir la personne. Ya rien de mieux qu'une bonne conversation pour enlever le drame de la situation. En passant, si vous avez fait une erreur, admettez-le, excusez-vous et demandez d'être pardonné. Vous verrez, vous sortirez grandi de l'expérience et aurez le respect de vos collègues.
Bonne rédaction!